Para asegurar a validez dos documentos presentados diante da administración pública, estes deben presentarse asinados. Cando a presentación se fai en papel, a sinatura manuscrita do interesado, ou de persoa con poder de representación (no caso de persoas xurídicas) é a garante da autenticidade da documentación e da intención da persoa de presentala ante a administración.
Cando a presentación se fai a través de Internet, a sinatura manuscrita substitúese pola sinatura electrónica. Para que esta sinatura electrónica goce da mesma validez que a manuscrita, debe cumplir principalmente as seguintes condicións (Lei 59/2003 de 19 de decembro, de sinatura electrónica):
- Debe permitir identificar ao asinante.
- Debe "protexer" o documento firmado: se este se modifica, a sinatura debe deixar de ser válida.
- Os medios para asinar un documento deben estar baixo o control exclusivo do asinante.
- A entidade que certifica a identidade do asinante debe estar "recoñecida" segundo os criterios definidos na mesma normativa.
No estado actual da tecnoloxía, estas condicións tradúcense en que a persoa que desexe asinar electronicamente documentos debe posuir un certificado electrónico baixo a norma X.509 versión 3 expedido por entidade certificadora recoñecida. No caso do IGAPE, as "entidades certificadoras recoñecidas" son as reguladas pola Orde da Consellería de Economía de 25 de novembro de 2004, e que se poden consultar na seguinte dirección: enlace.
Para a obtención de calquera destes certificados, os interesados deben dirixirse á entidade certificadora que elixan para solicitalo. Unha vez instalado, o certificado permite ao IGAPE:
- Identificar mediante o D.N.I. ás persoas físicas que inician calqueira tramitación.
- Se o certificado é "corporativo" (ver páxina da consellería que se cita), coñecer a que empresa (ou persoa xurídica en xeral) representan.
- Aceptar documentos asinados mediante o certificado coa mesma validez que os presentados en papel.
- Entregar documentación electrónica sobre os expedientes, conservando a validez da notificación convencional.
